Alphahōm | 跨境零售新秀如何开启突围之路,得心应手管理「出海」订单?

Alphahōm | 跨境零售新秀如何开启突围之路,得心应手管理「出海」订单?


虽然疫情冲击了全球零售行业,中国跨境零售却逆势增长,北美市场是中国企业「出海」的首选。

据美国商务部数据显示,2020年全美电商销售额比2019年增长了32.26%。尽管电商增长强劲,但是美国 Entrepreneur (《创业邦》)杂志调研得出,线下实体店销售额是线上的10倍。受消费习惯、物流等因素的影响,北美市场的线下渠道依旧蕴藏着巨大商机。

在这样的背景下,总部位于深圳的 「Alphahōm」 结合自己原本在智能安防 ODM(原始设计制造商)领域的积淀,开始了「出海」转型之路。转型后的首款产品 Care Go™ 是一款基于 IoT (物联网)技术的紧凑型多功能个人 GPS 警报器,主要面向老年人关怀、儿童安全及风险环境中的女性用户,并计划研发上市婴幼儿看护、宠物照护等场景的智能家居产品。

以北美为核心市场,Alphahōm 同时尝试将商业版图拓展至欧洲,融合线下与线上渠道同步发力,现已入驻 Walmart (沃尔玛),Staples (史泰博),Belk,Canada Computers ,Best Buy(百思买)等大型零售渠道,以及 Amazon (亚马逊),Shopify 等电商平台。

然而,由于团队人员分散世界各地、各国不同零售渠道付款方式的差异,加之传统 ERP 系统成本高昂以及重流程,Alphahōm 在跨国协作与「出海」订单管理上遇到了难题,一直希望在国内寻求一款轻量级、操作简便灵活、低成本且带有数据库属性的数字化工具

Alphahōm 与 Treelab 不期而遇。

Alphahōm Care Go™ 紧凑型多功能个人 GPS 警报器

跨国协作无惧时差与语言差异

每月节约20小时沟通成本

痛点

团队成员分散在世界各地,财务和物流仓储团队位于总部深圳,工作语言为中文;一名顾问和销售团队位于美国,联合创始人常驻丹麦,后两者的工作语言为英文,Alphahōm 在跨国协作上面临跨时差以及跨语言差异的双重挑战

在工作流程上,首先销售需要将北美零售渠道订单进行 PO 单信息录入,同时需要随时掌握订单进度;国内物流团队接受到订单信息后安排发货并记录物流信息同步给美国销售团队;国内财务需要了解每一笔订单的细节,包括发货时间、条款、订单开始时间等信息,来计算收款时间以及制作财务报表;分布不同时区的管理团队需要及时了解公司的所有信息。

在这一套流程中,团队成员主要依靠邮件的方式进行沟通,由于时差与语言差异,信息无法做到及时沟通、及时回应,信息处理的效率低下,为业务运作带来了不便,也不利于践行 Alphahōm 崇尚的扁平高效的工作价值观,每月在跨国沟通上就需要花费20小时

解决方案

Treelab 支持中文和英文两种语言,也没有使用地域的限制,无需额外购买和配置网络设备,只需在网页中登录账号便可以直接使用,为 Alphahōm 在不同国家的团队都提供了无差异的使用体验

与此同时,位于不同时区的团队成员随时随地可以在同一工作台中进行协作,每一笔订单信息以及细节全部都在 Treelab 中实时汇总,无需互相询问和反复确认,无需等待漫长的回应,直接查看即可,还可以针对每一条记录进行实时评论。无论是销售团队录入新订单,查看订单进度,还是物流团队接收订单、录入物流信息,抑或是财务团队跟踪每一笔订单的细节,以及管理团队针对全部信息迅速做出决策,整个团队都告别了原本低效的邮件沟通

现在的 Alphahōm 团队打破了时差和语言的差异,实现了高效轻流程的管理模式每周只需花费5分钟开一个短平快的同步小会,便可以保证业务的顺畅流转。

订单物流状态表(局部)

一键「关联」避免订单数据重复输入

多种「视图」让团队成员更聚焦

痛点

原先尝试使用过 Google Sheet 以及 Excel 来管理订单,但是不同国家不同渠道的付款条款各不相同,不同职能的成员需要关注的数据也不尽相同,需要针对数据进行分类、筛选、隐藏,无论使用 Google Sheet 还是 Excel,都需要手动创建新的一张表,再将想要的数据通过手动筛选、复制并整理在新的表格中,最后分享给不同的团队成员。Alphahōm 在重复性工作上花费了许多时间。

此外,对于一些重复的数据以及想要展现数据间的关系,Excel 虽然可以通过公式实现「关联」以及计算,但是公式复杂,使用门槛较高,并非所有的业务人员都可以轻松灵活地使用。

解决方案

Treelab 为 Alphahōm 提供了多种「视图」,每一张「视图」都可以通过「分组」「筛选」「排序」和「列隐藏」的功能轻松地让数据自动按照个性化需求「为其所用」,每条数据的更新与改动都可以自动同步所有「视图」,每位团队成员只需专注在自己的「视图」上,工作更加聚焦也更加高效

例如,订单按照渠道与季度进行分组,同时按照出货、代理商至零售商等进度进行筛选管理,每一张订单的细节都可视化的一目了然。

通过「分组」「筛选」「排序」「列隐藏」后的「代理商至零售商」阶段「视图」

管理层需要查看报表来进行及时决策,Treelab 可以不用添加公式,在每一列或者每一个分组中选择「汇总」,就可以灵活直观地计算订单总量、订单总价、总成本等数据。

通过「分组」「筛选」「列隐藏」后的财务应收看板「视图」
借助一键「关联」,Alphahōm 不用重复输入便可以将重复的数据关联在不同的「视图」中。例如,订单号需要出现在订单进度表、物流追踪表和财务应收看板这三张不同的「视图」中,在「关联」功能作用下,订单号这一列数据就会自动显示在这些「视图」中,一条「关联」数据改动,每一张与其相关的「视图」也都会自动同步改动

通过「视图」「分组」「筛选」「排序」「列隐藏」和「关联」,Alphahōm 节约了大量重复性工作时间。

通过「分组」「排序」「列隐藏」后的批发商进度表

严格权限设置守住商业秘密

敏感数据安全管控

痛点

除了在国内不方便使用以及无法自动化筛选与隐藏数据之外,Google Sheet 没有分层权限管理设置,协作的每位团队成员可以随意查看与修改表中数据,数据安全没有保障。虽然 Google Sheet 可以查看到历史编辑记录,但需以单元格为单位一一选中查看,当数据众多时,难以对历史记录进行追踪

另外,Alphahōm 与订单相关的销售业绩是较为敏感数据,不希望同步给相关性弱的团队。

解决方案

数据安全一直是 Treelab 产品的核心关注点之一。通过严格的权限管理,Alphahōm 的管理层不仅可以对内部成员一对一设置不同权限,还可以对外部的协作者设置相应权限。例如,美国顾问的职责是根据公司订单的各项数据为管理层提供决策建议,包括发货状态、URL、订单号等,其作为「外部协作者」,被设置成为「查看者」,即只能查看所有数据却无法编辑或者添加数据。

每一个文件夹都设置了不同的成员权限,对于物流团队而言,无法查看到与销售业绩相关的数据。

同时,对于每一条数据、每一张数据表、每一个文件夹全部的操作历史都被实时记录下来,哪位成员在什么时间针对订单的什么数据进行了何种操作都可以被随时查看,还可以对「误操作」进行恢复

利用权限设置和历史记录精准管控,让每一条数据只对特定成员开放,让每一步操作都有迹可循,最大化维护了 Alphahōm 每一条数据的安全。

针对不同文件夹与数据表设置不同的成员权限

如何高效管理「出海」订单,做到快速反馈业务需求,是跨境零售企业们一直都面临的挑战。Alphahōm 在 Treelab 的助力下,减轻了业务流程,击碎跨时区和语言差异的困境,让订单管理变得更加灵活与得心应手。